Verwerkersovereenkomst

Bijlage bij de algemene voorwaarden, in de zin van artikel 28 van de AVG. Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant. Verwerker: tjouly bv.

1. Voorwerp en duur. tjouly verwerkt persoonsgegevens namens de Klant uitsluitend om het Platform te leveren, te ondersteunen en te beveiligen, voor de duur van de overeenkomst en de daaropvolgende verwijderingstermijn.

2. Aard en doel van de verwerking. Opslag, weergave, verwerking en overdracht van gegevens die de Klant en zijn gebruikers in het Platform invoeren, voor het beheer van kinderopvang: inschrijvingen, aanwezigheden, opvolging van welzijn en ontwikkeling, communicatie met ouders, personeelsbeheer, planning en rapportering.

3. Categorieën betrokkenen en gegevens. Kinderen (identiteit, geboortedatum, aanwezigheid, observaties over welzijn en ontwikkeling, foto's mits toestemming, medische aandachtspunten die de ouder zelf meedeelt); ouders en voogden (identiteit, contactgegevens, gezinssamenstelling, facturatiegegevens); medewerkers en stagiairs (identiteit, contactgegevens, functie, uurroosters, evaluaties); contactpersonen van de Klant. Bijzondere categorieën (gezondheid) worden enkel verwerkt voor zover de Klant ze invoert en daarvoor over een geldige grond beschikt.

4. Instructies. tjouly verwerkt uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Klant. Het gebruik van het Platform zoals bedoeld geldt als instructie. Meent tjouly dat een instructie strijdig is met de wet, dan meldt zij dat onmiddellijk.

5. Vertrouwelijkheid. Iedereen die bij tjouly toegang heeft tot persoonsgegevens, is gebonden aan een contractuele geheimhoudingsplicht en krijgt enkel de toegang die zijn taak vereist.

6. Beveiliging (artikel 32 AVG). tjouly neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder minstens: versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en in rust; hosting van database en bestanden in de Europese Unie; toegangscontrole per rol, afgedwongen op databaseniveau; persoonlijke, gelogde toegangen voor medewerkers van tjouly, met intrekking bij einde van de taak; logging van toegang en wijzigingen; dagelijkse back-ups met bewaring van 30 dagen; scheiding van productie- en testomgevingen; procedures voor incidentbeheer. tjouly houdt deze maatregelen bij en levert op verzoek een actuele beschrijving.

7. Subverwerkers. De Klant geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in de lijst hieronder. tjouly sluit met elke subverwerker een overeenkomst met minstens gelijkwaardige verplichtingen en blijft tegenover de Klant volledig aansprakelijk voor hun prestaties. Wijzigingen worden minstens dertig dagen vooraf gemeld; de Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken.

8. Doorgifte buiten de EER. Persoonsgegevens worden opgeslagen in de EU. Waar een subverwerker toegang heeft vanuit de VS, steunt die doorgifte op het EU-VS Data Privacy Framework of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met de passende maatregelen.

9. Bijstand aan de Klant. tjouly helpt de Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, wissing, overdraagbaarheid), bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en bij voorafgaand overleg met de toezichthouder. Het Platform bevat functies om de meeste verzoeken zelf af te handelen.

10. Inbreuken. tjouly meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de Klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na vaststelling, met de informatie die de Klant nodig heeft voor zijn melding aan de toezichthouder en, indien vereist, aan de betrokkenen. tjouly documenteert de inbreuk en de genomen maatregelen.

11. Einde van de verwerking. Bij het einde van de overeenkomst stelt tjouly de gegevens op verzoek van de Klant beschikbaar in een gangbaar, machineleesbaar formaat gedurende 30 dagen, en wist ze daarna, met inbegrip van back-ups binnen de back-upcyclus, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. tjouly bevestigt de wissing schriftelijk.

12. Controle. tjouly stelt de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen en laat, na redelijke voorafgaande kennisgeving en maximaal eenmaal per jaar of na een inbreuk, een audit toe door de Klant of een door hem aangestelde en tot geheimhouding verplichte auditor, tijdens de kantooruren en zonder de dienstverlening aan andere klanten te verstoren.

13. Aansprakelijkheid. De aansprakelijkheidsregeling van de algemene voorwaarden is van toepassing, onverminderd de dwingende bepalingen van artikel 82 AVG.

14. Rangorde. Bij tegenstrijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden heeft deze verwerkersovereenkomst voorrang voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Versie 1.0, 16 augustus 2026.